Vamos esquecer o papel

Foto: Corbis

Diariamente milhares de pessoas utilizam cartões de crédito e efetuam transações bancárias em caixas eletrônicos ou em estabelecimentos comerciais. Como consequência, o número de comprovantes impressos, guardados, e, em algumas ocasiões, extraviados, é gigantesco.

Este armazenamento de papel vai além das carteiras das pessoas e o acumulo dessas vias chegam também no ambiente corporativo. O processo de faturamento tradicional, por exemplo, que é feito em papel, obriga que a ordem de pagamento seja impressa, dobrada e envelopada. O volume de emissão dessas faturas é tão grande que ao longo do tempo surgiram empresas especializadas apenas na confecção e emissão desses documentos.

Da postagem pelo correio, a fatura é recebida pelo destinatário, que realizará os processos de verificação, contabilização, pagamento e arquivamento para futuras auditorias ou inspeções. Como é possível observar, o ciclo de vida desses documentos gera, por si só, inúmeros processos que demandam mais papéis.

No Brasil, uma das frentes para eliminar o papel no setor financeiro, que é o maior gerador dessas faturas, foi a criação do Débito Direto Autorizado (DDA), lançado pela FEBRABAN (Federação Brasileira de Bancos) em parceria com a ABBI (Associação Brasileira de Bancos Internacionais), ABBC (Associação Nacional de Bancos), ASBACE (Associação Nacional de Bancos) e com apoio do Banco Central do Brasil. A partir daí, se tornou possível que o cliente acessasse de forma eletrônica suas contas a pagar, sem a necessidade de serem impressas, podendo pagá-las também por meios eletrônicos, uma vez que o débito não é automático.

Na Europa, no final do último ano, o Ministério da Indústria, Turismo e Comércio do governo espanhol pôs em ação um plano de difusão da fatura eletrônica com o objetivo de fomentar e apoiar cidadãos e empresas na implantação e uso da e-fatura. Além de manuais com informações práticas, outra ação de divulgação do ministério foi o envio às empresas de uma campanha de sensibilização sobre as vantagens do uso da fatura eletrônica.

A Espanha teve um empenho muito grande na valorização dessa solução e extinção do papel. Foram estabelecidos acordos com fornecedores de soluções de fatura eletrônica para a oferta de descontos àquelas empresas que tenham interesse em implantar, assim como houve parceria com as administradoras de água, luz, gás e telefone para fomentar o incentivo aos clientes em receber as contas por meios eletrônicos ao invés de correspondências.

O principal objetivo do faturamento eletrônico é a simplificação dos processos. Além da economia de papel e espaço, outra facilidade desta modalidade é o processo de armazenamento. Por isso, são inúmeras as organizações que ofertam este tipo de serviço aos seus clientes e fornecedores, entre elas, as entidades financeiras. Estas, por sua vez, são as que mais emitem faturas e, portanto, as que mais necessitam de apoio tecnológico para substituir o papel pelo formato eletrônico. Diante desse cenário, provedores europeus de solução para o setor têm se empenhado para oferecer tecnologias para geração e arquivamento de faturas aos bancos para que os mesmos possam oferecer aos seus clientes o serviço, que traz vantagens econômicas e administrativas.

Segundo pesquisa do Instituto Nacional de Estatística (INE), na Espanha, 45% das empresas com internet realizam transações eletrônicas de dados com outras empresas. Dessas, 5,1% recebem faturas eletrônicas e 25,1% as envia. Um serviço utilizado não só para agilizar o processo de faturamento com diferentes fornecedores, mas principalmente para beneficiar a empresa através da redução dos custos em seus processos de expedição.

Apesar das vantagens que se esperam das contas eletrônicas, esta ainda se encontra em um período de adaptação. Uma das principais causas é a desconfiança de muitas empresas ante a perda definitiva do papel físico e a dependência que ainda se mantêm em “armazenar” faturas nos arquivos do escritório. Mas estas reservas logo cairão por terra, já que não se pode lutar contra o avanço tecnológico.